一、會議公司與會議主辦方之間的商談

1、會議公司需要派人到要求辦會議的一方進行商談。

2、會議公司代表需要向主辦方提供自己公司有關(guān)會議接待的方案以及這種方案的報價。

3、在商談好方案之后需要邀請主辦方考察所選的地址并與主辦方商談并確定好會議的實施方案。

4、與主辦方簽訂接待的標準合同以及請主辦方簽訂會議舉行的定金。

二、會議公司后期準備工作
當(dāng)會議公司與主辦方簽訂了一系列事宜之后，會議公司需要在會議舉辦之前與舉辦方協(xié)商制定參與會議的工作人員的有關(guān)服務(wù)標準和有關(guān)會議接待的手冊。除此之外還需要準備會議所需要的資料，這些資料主要包括邀請的新聞媒體和相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)、接待的資料、與會議相匹配的會議服務(wù)以及相關(guān)的公關(guān)禮儀、通訊與文秘服務(wù)。對于會議公司來說，舉辦一場會議并不是簡單的事情，在會議舉辦之前的許多小事情都是不能夠忽略的。在會議公司做前期準備時，他需要考慮到在會議中可能會出現(xiàn)的各種意外，盡量做到完美。而且會議公司在前期的準備中還需要與主辦方進行洽談，達到雙方同意才可進行。