第一、要明確的一點就是都有誰要來參加這個會議，也就是會議的成員都是誰，明確這一點很重要，因為我們要聯(lián)系好需要參會的成員，準備工作策劃好之后要與其取得聯(lián)系，才能確定其是否能按時參加會議等后續(xù)工作，這都是會議公司應該事先聯(lián)系好的。
第二、要明確會議的主題是什么，具體是什么類型的會議，跟參會成員取得聯(lián)系的時候總要告訴人家希望人家參與的是一個什么樣的會議才行。還要告訴人家具體會議是在什么時間，什么地點開，以及會議的具體天數(shù)和相關的周邊安排，也就是說，如果會議公司安排這個會議是在外地舉行的話，會議公司是需要幫助參會人員安排住宿以及吃飯等一系列相關問題的。
第三、要明確開這個會議的目地是什么，也就是為什么要召開這個會議，是要總結問題，還是要進行學術文化交流，或者是有什么其他的要求，
第四、具體的會議籌備工作了。別小看這一步，非常的重要，具體的工作量也非常的大，要聯(lián)系參會人員，租用合適的會場，購買會場材料，布置會場，準備會議資料，制作會議人員標志牌，聯(lián)系其他的資源以及其他的事宜等一系列的工作，工作量還是很大的呢。
