一個會議公司負(fù)責(zé)會議策劃的人，在做策劃的時候，先要明白會議策劃的大體流程。一個專業(yè)的會議策劃，首先要預(yù)約會場。這個會議要在哪里舉辦，酒店還是會場還是會議室，首先要想好，想好之后要與相關(guān)人員預(yù)約登記。同時要注意，是否有分會場，分會場的地點和主會場的排布都是要注意的問題。

預(yù)約好會場之后，就要對會場進(jìn)行布置。應(yīng)該根據(jù)會議的具體情況來進(jìn)行會場的布置。包括會場的布局、會場的設(shè)備(音響設(shè)備、茶水等)準(zhǔn)備以及設(shè)備擺放的位置，都應(yīng)該提前布置好。同時在進(jìn)行過程中要注意相關(guān)材料的印刷制作，比如宣傳冊等宣傳產(chǎn)品以及相關(guān)會議資料準(zhǔn)備。

這一系列過程策劃完成，還要考慮參加會議人員的接送、住宿、以及就餐情況。考慮參加會議人員是否需要派專人接送，在機(jī)場、火車站還是在高鐵站接送;考慮住宿在酒店或者其他地方，這些提前做好準(zhǔn)備沒有;還要考慮參加會議人員就餐在哪里，甚至要考慮參加會議人員的業(yè)余閑暇時間的安排，是自由安排還是集體活動。

當(dāng)然，并不是所有的問題都要考慮，比如會議進(jìn)行半天的時候可以不用考慮參會人員住宿問題。一般來說，會議進(jìn)行一個小時也不需要考慮參會人員的就餐問題。一個專業(yè)的會議公司在進(jìn)行會議策劃時，所要注意的事項比本文所寫多得多，往往會出現(xiàn)很多臨場問題。只能在精心準(zhǔn)備的前提下，臨場發(fā)揮了。